Tidsplan

November:

• Valg av ny Hexconsjef
• Samle folk til komiteen

November/desember:

• Møte med gammel + ny komite. Erfaringer + lure ideer. Gjøre ferdig det som evt. står igjen av etterarbeid etter forrige Hexcon

Januar:

• Begynne å få opp arrangementer (kontinuerlig fra og med nå)
• Sette opp liste over folk å spørre om program

Februar:

• Velge tema
• Ha alternativer for lokaler
• Visittkort
• Lage 1.utkast for brosjyrer som sendes til spillfestivaler
• Ha snakka med noen som kan ordne design

Mars:

• Visuelt design
• Søknad til fylkeskommunen
• Søknad til kommunen
• Nyhetsbrev på e-post

April:

• Siste frist for å bestemme dato. Ønsker å bomme på:
  • Nordisk spilldag. I 2011: 12.nov.
  • Hyperions landsting. I oktober, vanligvis siste helga
  • Kinoens dag
• Få avtale med lokale
• Sende PR-materiale til Gothcon

Mai:

• Folder til Arcon
• Ha OK program på plass

Juni:

• Sende representanter til Arcon
• Trykke opp foldere, visittkort og plakater

Juli:

August:

• Revurdere budsjettet og sette priser (avh. av støtte og lokalleie)
• Lage ny versjon av løpeseddel med priser og oppmøtetider
• Telle opp det vi har av utstyr
• Sende ut plakater og brosjyrer til spillbutikker og spillklubber

September:

• Prate med biblioteket om PR
• Prøve å få innslag i student-TV, Under Dusken, aviser
• Besøke skolen, få kart for planlegging av lokalbruk (se http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/lokaler-sjekkliste-info-pa-fo... )
• Åpne for forhåndspåmelding
• Sende ut plakater til skoler

Oktober:

• PR (og helst representanter) til Regncon
• Stenge forhåndspåmelding
• Planlegge gjennomføring i detalj: kjøring, vaktlister, romplan, innslepp, handleliste, låneliste
• Bestille bankettmat

November:

• Kjøpe inn til kiosk
• Gjøre i stand lokalet
• Gjøre klar til innslepp
• Hexcon!

Etter Hexcon:

• Avslutte regnskap
• Levere eventuelle sluttrapporter til instanser som har gitt støtte
• Oppsummere erfaringer med neste komite