Referat fra møte i Hexconkomiteen 13. januar 2011

Til stede: Hilde Austlid, Anneke Klaasen (på telefon), Haavard Krugerud, Henrik Lerdahl, Ingunn Moen, Jan Roger Hansen, John Christer Rusti, Marius Kotsbak, Petter Gjerp, Sigurd Gaut, Thomas R. Rasmussen, Trygve Egeland Rosenvinge

Ikke til stede: Kristoffer Fiskvik, Torstein Fjeldstad Selvik

Referent: Hilde Austlid (sign)

Saker:

NB! Se også oppgavelista. Nye oppgaver fra møtet føres der!

NB! Ideer fra møtet er ført inn på relevante sider i kokeboka.

1. Oppgavelista

Gikk gjennom og oppdaterte oppgavelista (http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/oppgaveliste). Åpne oppgaver som haster:

• Oppdatere sida "English" (Thomas)
• Oppdatere sida "Praktisk" (Haavard)

2. Økonomiansvarlig + Hexcons bankkonto

Marius Kotsbak blir økonomiansvarlig for Hexcon 2011.

Nå er Hilde Austlid kontoeier. Vedtak: Vi endrer slik at klubben Hexagon (org.nr. 893 429 662) blir kontoeier, og kontoen disponeres av: Maris Kotsbak (økonomiansvarlig for årets Hexcon), Hilde Austlid (sjæf for årets Hexcon), Tore Schade Svenningson (kasserer for klubben Hexagon). Alle disse skal ha tilgang til nettbank.

3. Budsjett

Budsjett + regnskap 2010:

https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AlhGLhzBWW1RcERQR2RjY29LM1kzc3d...

Gikk gjennom og oppdaterte forslaget til budsjett, vedtok budsjettet:

https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AlhGLhzBWW1RcERQR2RjY29LM1kzc3d...

Kommentar: Vi må gå gjennom og oppdatere når vi har har valgt tema i februar. Vi må også ta en siste vurdering av prisene før vi åpner påmelding, når vi vet hvor mye sponsormidler vi får og hva lokalene koster.

4. Tidplan

Gikk gjennom tidplanen, satte opp de vikigste milepælene fram til sommeren. http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/tidsplan

5. Arrangementer

Vi begynner å ta inn arrangementer nå.

Vurderte puljeinndelinga. Vi deler inn pulje 3 i halvpuljer (3a kl. 9-11, og 3b kl. 11.30-13.30)

Mange ideer til hvor vi kan spørre etter arrangementer, http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/arrangementer-0

Se også oppgavelista for liste over hvem som skal gjøre hva.

6. Søke om støtte

Starte nå eller vente? Hva må være klart før vi kan starte?

Konklusjon: Få avgårde søknader seinest i mars, men starte nå med å kartlegge muligheter.

7. Skaffe lokaler

Begynne nå med å høre med aktuelle lokaler. http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/tanker-om-lokaler

Dato: Bør ikke kollidere med Nordisk spilldag, Hyperions landsting eller kinoens dag.

8. PR

Visittkort + førsteutgave løpeseddel i februar.

Det pågår et arbeide (i dvale akkurat nå) med å etablere felles nettsideportal for PR for Hexcon, Arcon og Regncon. (Organiseres i lukka Facebook-gruppe. Jan, Hilde, Henrik, JC, Anneke og Marius er med i gruppa. Andre som vil bidra: Si fra til en av disse!)

Vurdere felles løpeseddel med Hexagon og Trondhammer-miljøet.

http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/pr

Annet

Ideer til andre arrangementer (som ikke er spill), se http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/arrangementer-0

Kiosk: Vurdere kassapparat (enten leie eller programvare) for å få bedre oversikt over inntektene (se http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/kiosken)