Hexconsjefens oppgaver

1. Samle en komite, og holde den i gang

Få folk til komiteen ved å oppfordre i pausen på klubben og på e-post-lista, og ved å spørre folk direkte. (Du må regne med å bruke en del innsats på dette, og kanskje spørre flere ganger.) Det går også an å invitere Warhammermiljøet, Magicmiljøet og eventuelle andre beslekta miljøer. Det er antagelig lurt å starte noenlunde kort tid etter Hexcon, når folk fremdeles er i tenke-på-Hexcon-modus.

Når du har samlet komiteen, sørg for å holde på den. Hvis det går for lang tid uten at folk vet hva som skjer eller føler at de er med i komiteen risikerer du at mange trekker seg. Det er sikkert mange måter å holde komiteen i gang på.  Det viktigste er informasjon: Hvis du f.eks. har tenkt å holde første møte i april, og sier fra til folk, går de ikke og lurer i flere måneder på om komiteen er død, eller om det skjer noe som de ikke får være med på.

2. Koordinere folk og oppgaver, sørge for at ting blir gjort

Det er sjefens oppgave å sørge for at alt blir gjort, men ikke å gjøre alt selv. To viktige verktøy vil være til uvurderlig hjelp:

• En tidplan, så alle i komiteen har en felles ide om hva som skal gjøres omtrent når. (Det finnes tidplaner fra tidligere komiteer, gå gjennom og forandre så den passer med det dere har tenkt å gjøre.)
• En oppgaveliste, dvs. en liste over konkrete jobber og hvem som skal gjøre dem. Sørg for at den holdes oppdatert, og at alle i komiteen har tilgang til den.

En i komiteen bør ha ansvar for regnskapet. Du kan også gi andre ansvarsområder til bestemte komitemedlemmer (f.eks. program, bankett, kiosk, lokaler, PR, osv.).

Hjelpemidler

Det finnes en kokebok på Hexcons nettsider med hauger av info fra tidligere komiteer. Gjenbruk det som ser nyttig ut, hopp over det som ikke virker relevant eller virker for ambisiøst. Forskjellige komiteer har forskjellige styrker, og har forhåpentligvis skrevet ned det de har gjort. Det er ikke sannsynlig at en komite får til å matche den beste innsatsen på alle områder fra alle tidligere komiteer. Det er selvsagt også lov å tenke nytt :-)

Det finnes en e-post-adresse, hexcon@hexcon.no, som bør settes opp så den sender e-post til alle i komiteen. Det finnes også et eget komiteområde på nettsidene som alle i komiteen bør få tilgang til. (I tillegg går det selvsagt an å bruke andre kommunikasjonskanaler hvis det passer bedre for årets komite.)