13.oktober 2011

Til stede: Hilde, Anneke, Ingunn, Thomas, Torstein, Marius, Sigurd

Ikke tilstede (meldte avbud): Henrik og Kristoffer. Ikke tilstede (meldte ikke avbud): Jan, Håvard, Dag Rune, Petter

1. Oppgavelista

Gikk gjennom og fordelte. Vi dropper T-skjorter.

2. Bemanningsplan

http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/arbeidsplan

Inkl. innkjøpstur tidlig for ting som tåler å lagres, og bankett, matlevering.

Planen oppdateres med alle oppgaver. Alle i komiteen ser på den når det er gjort, setter seg opp på det de kan. Alle spør folk de kjenner etter frivillige.

3. Handleliste - ta avgjørelser om ting som tar tid

http://hexcon.hexagonspillklubb.org/komite/handle-og-laneliste

Buttons - hva slags: "Klikk selv"-buttons. (Etter møtet: Når jeg skulle bestille var portoen horribelt høy, 230 kr! Jeg har spurt om den, og har også bedt om vareprøver fra en norsk leverandør som leverer den typen buttons vi har brukt før)

Navneskilt: Som før. (Store til arrangører, små til alle deltagere.
Binders: 54x90 klype+nål 239 for 20, 499 for 50 ~10 kr/stk
40x75 nål 489 for 100 ~5kr/stk

Er det noe mer på handlelista som kan ta tid å skaffe? Niks, ikke noe vi så.

4. Kiosken

Rutiner: Gå gjennom.

Kassaapparat-program? (Hilde kan teste, hvis folk synes det er lurt. PC eller Pad til kiosk + innslepp?) Dropper. (Kan vurderes et annet år)

Kjøleskap til brus?

Rutiner for å ta ut penger for sikrere lagring

Rutiner for å ta ut penger for innkjøp

Hvor mange pengeskrin?

5. PR

Kontakt med aviser? Høre om Dag Rune kan sende ut pressemelding.

NRK Midt-Norge kan være aktuell, stikke innom?

Ingunn og Thomas hører om Espen har råd.

Hilde sender ut nyhetsbrev snart

• Påmelding stenger dato
• Nøtteforbud
• Innesko

6. Laiven Maskenatt

Arbeidsmøte for å hjelpe arrangøren.

7. Ordensregler

Reaksjoner ved nøttebruk: Utvisning.

8. Bankett

Mer som må avklares? Jan var ikke der, så vi fikk ikke behandla dette.

Eventuelt

Husk å navne spill! (Si fra til Hexagons materialforvalter)

Lage et sted for hittegods.

Sjekke med Wartrond om transport av miniatyrplater.

Møter framover

• Arbeidsmøte uke (uke 42)
• Møte uke 43 (uka før Hexcon)
• Møte/arbeidsmøte uke 44 (samme uke som Hexcon)

Arbeidsmøter:

• Klippe og montere buttons
• Klippe og montere navneskilt (etter at påmelding har stengt)
• Skrive ut ting til innslepp etc, lage alt som skal skrives ut

Kokeboksider vi tar på neste møte(r)

• Bankett-instruks
• Frivillige - belønning
• Innslepp-rutiner
• Utskriftsliste