Hvordan arrangere på Hexcon

De aller, aller fleste arrangementene på Hexcon kjøres av folk som ikke er i komiteen. Uten bidrag fra disse frivillige ville festivalen vært en heller trist affære. Vi tar med glede imot nye arrangementer. Nedefor finner du:

• Felles informasjon for alle arrangører
• Guide for brettspillarrangører
• Guide for rollespillarrangører

Felles for alle arrangører

1. Det første du må gjøre hvis du vil arrangere noe er å si fra til komiteen hva du vil arrangere (kontaktinformasjon). Vi setter det inn i programmet for deg. Informasjon vi trenger:
   • Navn på arrangementet (for rollespill: Både system og navn på scenariet)
   • Kreves det forhåndskunnskaper? (Vi vil at så mange som mulig av arrangementene ikke krever det, men noen ganger er det jo nødvendig.)
   • Du kan melde ifra om hvilken pulje du vil ha eller la oss bestemme det for deg. Puljene varierer i lengde, sjekk programmet for å finne ut hvilke som passer. Det går også an å la arrangementer gå over flere puljer.
   • En beskrivelse vi kan putte i programmet som deltagere kan lese for å se om dette er noe de har lyst til å prøve. Ta med alt som spillerne må vite (inkludert (lenker til) regler for å bygge hærer i miniatyrspill, stokker i samlekortspill, mm.). Vi trenger ikke all denne informasjonen med en gang, men den må være på plass før påmeldinga åpner!
2. Når det begynner å nærme seg start på påmelding (august/begynnelsen av september):
   • Sjekk om du er fornøyd med plasseringa i programmet. VIKTIG: Når påmeldinga har starta er det for seint å flytte på tidspunkt for arrangementer! (Vi pleier å sende e-post til alle arrangører for å minne dere på å sjekke dette, men det skader ikke om du holder styr på det selv også.)
   • Send inn komplett beskrivelse, hvis du ikke har gjort det allerede.
3. Hvis du har bruk for det kan du sende en e-post til komiteen for å få vite hvor mange som har meldt seg på til ditt arrangement så langt.
4. Under selve Hexcon:
   • Møt opp i hovedsalen ved puljestart. Da roper vi opp alle arrangementer for den puljen, og du kan ta med deg spillerne dine.
   • Hvis det er et arrangement med vinner(e) må du gi beskjed til komiteen om hvem som vant. (Sjekk med årets komite hvordan det gjøres -- det kan være å levere inn et skjema eller å skrive på en plakat.) Vinnere får vinnerbutton, den kan du hente i kiosken eller du kan si fra at vinneren henter selv.
   • Arrangører og andre som hjelper til premieres med lodd til loddtrekning av forskjellige premier. (Detaljer for årets loddtrekning er ikke klare ennå, det kommer her på nettsidene.)

Hvis du har spørsmål, kontakt komiteen!

Guide til brettspillarrangører

Å arrangere brettspillarrangement på Hexcon er ganske enkelt.

Det første er selvsagt å melde til Hexconkomiteen at du har et arrangement, se Felles for alle arrangører over.

Det neste er å sørge for at det er spill nok. Dette går ofte av seg selv, møter det mange er det også ofte mange som har med spill. Likevel er det greit å gjøre noe, det som ser ut til å virke bra, og være nok, er å kontakte noen andre som du vet har spillet og avtale med dem at de tar med sitt eksemplar.

Når selve arrangementet starter må du samle opp de som skal være med, forklare regler, fordele dem på bord og sette dem i gang. En god måte å fordele folk på bord på er en loddtrekning. Når du forklarer regler må du ikke bare forklare hvordan man spiller og hvordan man vinner hvert enkelt spill, men også hvordan det kåres en total vinner for turneringen. Det er mange måter. Er det bare et bord er saken grei, er det to eller flere bord og en runde bør du avklare hvordan man avgjør hvem som vinner med mest. Er det finale må det avklares på forhånd hvem som går til den (For eksempel bordvinnerne, alle bordvinnerne og alle andreplassene, alle bordvinnerne og den beste andreplassen...)

Du kan godt være med å spille i din egen turnering, men i så fall er det best om du kan peke ut en annen til å avgjøre regeltvister ved ditt bord.

Etter at det er spilt må du regne ut hvem som har vunnet, og levere resultatet til Hexconkomiteen.

Så er du ferdig. Ikke mye arbeid for å få den turneringen du vil ha på Hexcon!

Guide til rollespillarrangører

Hva må gjøres?

• Gi beskjed til komiteen om arrangementet, se Felles for alle arrangører øverst.
• Send inn det fulle scenarioet ditt til komiteen, skrevet på en slik måte at andre enn deg selv kan være spilleder i tilfelle mange nok melder seg på til at vi må dele opp i flere grupper. Dette skal helst sendes inn seinest onsdagen før festivalen starter, siden vi gjerne skal trykke opp dokumentet og sende ut til eventuelle hjelpe-spilledere som trenger å sette seg inn i det.
• Dersom du tror det vil bli nok interesse til at flere grupper blir nødvendig kan det være nyttig om du finner/rekrutterer/kaprer/shanghaier noen andre på forhånd som kan føre seg opp som ekstra spilleder, da det ofte er vanskelig å få tak i noen etter at festivalen har begynt.
• Ta med materialet som trengs når du kommer på festivalen. Hvis spillet trenger en type terninger, papir, dokumenter eller ressursbøker bør du ha med nok til å kjøre spillet selv, og det skader aldri å ha med litt ekstra i tilfelle noen har glemt noe eller ikke har nødvendig utstyr. Sørg for at det er nok bøker til alle gruppene.
• Hvis du ikke sender inn scenarioet i tide må du selv ta ansvar for å kopiere opp nok eksemplarer av karakterark, plottbeskrivelser og slikt. Anta minst 2 opplag. Ta gjerne med elektronisk format også i tilfelle det blir nødvendig med en katastrofe-løsning.
• På selve festivalen vil du ha ansvar for å dukke opp, være samlepunkt når spillet blir ropt opp, fordele grupper ut ifra hvem som har meldt seg på, og for å være spillleder for den gruppen du ender opp med å kjøre scenariet for. Dersom du ikke har listet arrangementet som ”forhåndskunnskaper kreves” må du også gi en kort innføring i reglene dersom det er noen som ikke kan dem.
• Dersom det er noe du ikke forstår eller noe du lurer på er det bare å sende en e-post til komiteen.

Viktige punkter å huske når man skal skrive scenariet

• Scenariet må være skrevet slik at noen andre enn deg selv kan kjøre det dersom de får tildelt dokumentet på forhånd, da vi ofte må dele opp i mer enn en gruppe. Dette er ofte vanskelig siden man aldri vet nøyaktig hvordan ting vil gå, men det er mulig å komme med retningslinjer og forslag i teksten om diverse muligheter. Eller anta at andre spilledere kan improvisere litt de også.
• Du bør aller helst ha gjort ferdig spillernes karakterer. 100%. Disse bør være klare til å deles ut og begynne å spille med idet man setter seg ned rundt bordet. Tidligere spillinger har blitt sløst bort på at man måtte sitte hele puljen og lage karakteren, eller bare fordi spillerne måtte kjøpe equipment eller velge spells før man begynte. Gjør ferdig karakterene på forhånd!
• Dersom du inkluderer regler eller evner fra diverse bøker er det ofte nyttig å oppsummere eller copy/paste disse inn i scenariet. Dette gjør at man bruker mindre tid på å slå opp informasjon midt i spillingen, og det er praktisk i tilfelle man ikke har tilgang på alle bøkene.
• Denne typen oppsummering kan også være nyttig å inkludere for spillerne, serlig for mer obskure og ukjente spill og evner.
• Vi vet det er vanskelig, men prøv å beregne ca. hvor lang tid spillingen vil ta, og design plott og lignende ut ifra dette.